Wat moet en wat kan
Als organisator van een evenement ben je gebonden aan een aantal verplichtingen, maar je kan ook rekenen op de ondersteuning van de gemeente.
WAT MOET?
Een groter evenement aanvragen
Voor grote evenementen dien je je aanvraag minstens 4 maanden op voorhand in.
Uitzondering sluitingsuur
Duurt je evenement langer dan wat mag volgens het fuifreglement?
Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA)
Iedereen die bij de organisatie van een evenement betrokken is, kan aansprakelijk worden gesteld voor schade aan derden. De meeste vzw's en feitelijke verenigingen die lid zijn van een koepel zijn wettelijk verplicht de vrijwilligers daartegen te verzekeren. Wanneer een evenement echter buiten de reguliere werking van de organisatie valt, is het goed mogelijk dat de groepspolis de BA van de vrijwilligers niet dekt. In dat geval sluit je best een bijkomende verzekering BA af die de medewerkers wel dekt in het kader van dit evenement.
Ook als je wettelijk niet bent verplicht om een verzekering BA af te sluiten, bv. als kleine feitelijke vereniging, is het sterk aangeraden om dat toch te doen om persoonlijke schadeclaims te vermijden.
De verzekering BA komt enkel tussenbeide als er sprake is van een 'toevalligheid' en deze schade mag niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid. De verzekering BA dekt materiële schade aan derden en lichamelijke schade aan derden.
Billijke vergoeding via Unisono (vroeger 'Sabam')
Gebruik je op je evenement muziek? Dan moet je je sinds 1 januari 2020 richten tot Unisono voor de aangifte en betaling van de billijke vergoeding. Dit is een verplichte licentie wanneer er opgenomen muziek wordt uitgezonden op een openbare plaats, toegankelijk voor publiek.
WAT KAN?
Aanvraag gebruik gemeentelijke zalen
Voor je activiteit kan je het gebruik van de gemeentelijke ontmoetingscentra aanvragen. Als vereniging kan je de zalen gratis gebruiken. Privépersonen betalen voor het gebruik. Meer hierover kan je nalezen in het gebruikersreglement.
Aanvraag logistiek materiaal
Onze gemeente stelt aan de erkende verenigingen heel wat logistiek materiaal ter beschikking, zoals nadarafsluitingen, tentoonstellingspanelen, podiumelementen...
Vrijwilligersverzekering
Werk je tijdens je evenement met vrijwilligers, dan kan je in een aantal gevallen gebruik maken van de gratis verzekering voor vrijwilligers van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.
Meldingsplicht schenken van sterke dranken
Voor occasionele inrichtingen en tijdelijke evenementen (dit zijn tijdelijke organisaties zoals een fuif, verjaardagsfeest, festival, …) is een drankvergunning niet van toepassing. Wel is er een meldingsplicht aan de burgemeester voor het schenken van sterke dranken op occasionele inrichtingen. In het kader van de openbare veiligheid kan de burgemeester bijkomende modaliteiten opleggen.
- Gegiste dranken zijn bv. bieren, wijnen, e.d. , deze hebben minder dan 22° alcohol.
- Sterke dranken zijn bv. cognac, whisky, alcoholpops, breezers, e.d. , deze hebben meer dan 22° alcohol.
Publiciteit
Tijdelijke publiciteit langs gewestwegen
Op de meeste gewestwegen (die allemaal een nummer hebben, bijv. N2, R6, ...) in Vlaanderen is publiciteit verboden op vrijstaande constructies. Hier wordt mee bedoeld: alle publiciteit die niet wordt aangebracht op de gevel van een gebouw. Op de website van het Agentschap Wegen en Verkeer vind je de wetgeving over publiciteit langs gewestwegen.
Op openbaar domein, moet je een 'vergunning inname openbaar domein' aanvragen bij de afdeling Wegen en Verkeer van de provincie. Deze aanvraag indienen, doe je minimum 2 maanden voor het plaatsen van de borden.
Tijdelijke publiciteit langs gemeentewegen
Voor publiciteit langs gemeentewegen op openbaar domein kan je een aanvraag doen bij de gemeente om tijdelijk publiciteitsborden te plaatsen.
Vermelding van je activiteit op deze website en in de Boskrant
Wil je opgenomen worden in de UiTkalender, voeg je evenement dan gratis toe aan de UiTdatabank. De handleiding voor het invoeren vind je rechts op deze pagina. Je evenement wordt niet alleen overgenomen in ons infoblad, maar wordt bovendien ook getoond in onze evenementenkalender en op www.uitinvlaanderen.be
